In een goed PSA-beleid (Preventie van Seksuele en Arbeidsgerelateerde ongewenste omgangsvormen) is het belangrijk om een duidelijke paragraaf te wijden aan de vertrouwenspersoon.
Daarin wordt beschreven wat de rol is van de externe vertrouwenspersoon (en eventueel interne vertrouwenspersoon) en wie deze functie binnen de organisatie vervult.
Kantoor Ethiek raadt aan om de taken en bevoegdheden van de vertrouwenspersoon helder te omschrijven, zodat iedereen weet wat er verwacht kan worden.
De exacte invulling verschilt per organisatie, maar meestal omvat de rol van de vertrouwenspersoon het volgende:
1. Opvangen en luisteren
Het (emotioneel) opvangen en voeren van gesprekken met medewerkers die te maken hebben met ongewenste omgangsvormen op het werk.
Zorg voor een aparte, veilige ruimte binnen of buiten het pand waar deze gesprekken vertrouwelijk kunnen plaatsvinden.
2. Adviseren en signaleren
Het geven van advies en begeleiding aan medewerkers en werkgevers.
Een ervaren externe vertrouwenspersoon kan patronen signaleren binnen de organisatie en de directie of HR hierover adviseren.
Ook kan de vertrouwenspersoon helpen bij het opstellen van een gedragscode of verbeterplan.
3. Waarborgen van vertrouwelijkheid
Alles wat besproken wordt, blijft vertrouwelijk en mag niet zonder toestemming gedeeld worden met de werkgever of collega’s.
De geheimhoudingsplicht is essentieel voor het vertrouwen in de functie.
Tot slot
Bij Kantoor Ethiek ondersteunen we organisaties bij het opstellen en verbeteren van hun PSA-beleid en het helder omschrijven van de rol van de vertrouwenspersoon.
Zo dragen we samen bij aan een veilige, integere en respectvolle werkcultuur.
Waarom een externe vertrouwenspersoon vaak beter werkt
Een werkgever is vaak geen goede vertrouwenspersoon. Hoewel het misschien praktisch lijkt om iemand intern aan te wijzen, brengt dit risico’s met zich mee voor de veiligheidscultuur binnen de organisatie.
Waarom geen interne vertrouwenspersoon?
Een interne vertrouwenspersoon – vaak een leidinggevende of HR-medewerker – kent de organisatie door en door. Dat lijkt een voordeel: men weet hoe de cultuur is, kent de collega’s en kan kleine incidenten snel intern oplossen.
Toch heeft deze aanpak duidelijke nadelen. De objectiviteit van een interne vertrouwenspersoon is vaak lastig te waarborgen. Medewerkers kunnen zich geremd voelen om zaken te bespreken die de werkgever of directe collega’s betreffen. Daarnaast ontbreekt soms de actuele kennis van wet- en regelgeving op het gebied van integriteit, ongewenst gedrag en psychosociale arbeidsbelasting.
De voordelen van een externe vertrouwenspersoon
Een externe vertrouwenspersoon biedt medewerkers een veilige, onafhankelijke en laagdrempelige manier om zorgen of incidenten te bespreken. Omdat deze persoon niet in dienst is van de organisatie, kunnen medewerkers vrijuit praten zonder angst voor gevolgen voor hun loopbaan.
De externe vertrouwenspersoon heeft bovendien geheimhoudingsplicht, en kan patronen of structurele problemen signaleren die intern mogelijk over het hoofd worden gezien. Ook ondersteunt een externe vertrouwenspersoon de werkgever door te adviseren over preventie, beleid en een gezonde organisatiecultuur.
Een gezonde organisatie begint met vertrouwen
Het inzetten van een externe vertrouwenspersoon zorgt voor meer openheid, veiligheid en vertrouwen binnen teams. Medewerkers weten dat ze altijd terechtkunnen bij iemand die écht onafhankelijk is – en dat is essentieel voor een gezonde en ethische werkomgeving.
Naar aanleiding van de recente onthullingen omtrent misstanden bij WNL, klinkt de noodklok voor een dringende maatregel: het verplicht stellen van vertrouwenspersonen bij bedrijven met meer dan tien werknemers. De schokkende feiten laten zien hoe cruciaal deze vertrouwensfiguren zijn voor het waarborgen van een veilige en eerlijke werkplek.
De berichtgeving over WNL-baas Bert Huisjes toont duidelijk dat zonder een betrouwbaar kanaal voor werknemers misbruik en wangedrag onopgemerkt kunnen blijven. Het is essentieel dat elke medewerker de mogelijkheid heeft om problemen zoals intimidatie, discriminatie of ander ongepast gedrag te melden. Het inzetten van vertrouwenspersonen helpt niet alleen bij het signaleren van een angstcultuur, maar bevordert ook preventieve maatregelen die een gezonde organisatiecultuur ondersteunen.
De rol van de vertrouwenspersoon
Het instellen van vertrouwenspersonen is niet alleen een morele verplichting, maar ook een praktische noodzaak. Deze onafhankelijke professionals fungeren als brug tussen werknemers en management, waardoor problemen snel en effectief kunnen worden opgelost voordat ze escaleren.
Een vertrouwenspersoon biedt een veilige haven voor werknemers die bang zijn hun zorgen openbaar te maken. Dankzij hun vertrouwelijkheid en expertise kunnen werknemers hun klachten bespreken zonder angst voor repercussies. Dit stimuleert een cultuur van transparantie, verantwoording en ethiek op de werkvloer.
Steun vanuit de Eerste Kamer
Het is cruciaal dat de Eerste Kamer dit voorstel steunt en het verplicht stellen van vertrouwenspersonen bij bedrijven met meer dan tien medewerkers invoert. Alleen zo kunnen werknemers zich veilig en gerespecteerd voelen, en kan misbruik van macht in organisaties worden voorkomen.
Externe vertrouwenspersonen: ook voor het MKB
Volgens RTL Nieuws (december 2023) is het aantal vertrouwenspersonen vervijfvoudigd sinds de misstanden bij ‘The Voice’. Ook MKB Nederland kan tegen relatief lage kosten een externe vertrouwenspersoon inzetten. Het is hierbij belangrijk te kiezen voor een ervaren en gecertificeerd vertrouwenspersoon die aangesloten is bij de Landelijke Vereniging voor Vertrouwenspersonen (www.lvv.nl).
Het inschakelen van een externe vertrouwenspersoon heeft naast het waarborgen van veiligheid ook financieel voordeel: het kan verzuimkosten verminderen. Uit onderzoek van Arbo Balans blijkt dat psychosociale arbeidsbelasting (PSA) in 27% van alle verzuimdagen een rol speelt. Gemiddeld kost een zieke werknemer een werkgever meer dan €400 per dag, aldus MKB Servicedesk.
De tijd voor actie is nu. Het omarmen van een verplichte vertrouwenspersoon is een essentiële stap richting een betere, veiligere werkplek voor iedereen.
Een veilige, respectvolle werkcultuur begint met aandacht voor mensen. De Vertrouwenspersonen van Kantoor Ethiek helpen organisaties bij het creëren van een positieve werkomgeving waarin medewerkers zich gehoord en gesteund voelen. Door een externe vertrouwenspersoon via Kantoor Ethiek in te schakelen, voldoe je aan de wettelijke verplichtingen binnen het PSA-beleid én investeer je in goed werkgeverschap en sociale veiligheid.
Hieronder de 10 voordelen op een rijtje:
1. Voldoen aan wettelijke verplichting (PSA-beleid)
Elke organisatie moet beleid voeren tegen psychosociale arbeidsbelasting (PSA). Met een vertrouwenspersoon via Kantoor Ethiek voldoe je aan deze verplichting en toon je dat sociale veiligheid en kantoor ethiek een prioriteit zijn.
2. Goed en aantrekkelijk werkgeverschap
Medewerkers waarderen een werkgever die hun welzijn serieus neemt. Een onafhankelijke vertrouwenspersoon laat zien dat jouw organisatie zorg, respect en transparantie hoog in het vaandel heeft — dat is goed en aantrekkelijk werkgeverschap in de praktijk.
3. Opstellen van een gedragscode
Kantoor Ethiek helpt bij het opstellen van een gedragscode die duidelijke normen en waarden vastlegt. Zo weten alle medewerkers wat gewenst gedrag is en wat niet past binnen een professionele organisatie.
4. Onafhankelijk en objectief
Een externe vertrouwenspersoon van Kantoor Ethiek is volledig onafhankelijk en objectief. Dat vergroot het vertrouwen van medewerkers en voorkomt belangenverstrengeling binnen het bedrijf.
5. Positieve werkomgeving
Een open en veilige werkcultuur verhoogt motivatie en betrokkenheid. Door signalen vroeg te herkennen en bespreekbaar te maken, blijft de sfeer positief en professioneel. Kantoor Ethiek ondersteunt actief bij het versterken van deze cultuur.
6. Creëren van awareness
Bewustwording is de sleutel tot verandering. Kantoor Ethiek helpt bij het creëren van awareness rondom sociale veiligheid, ethisch gedrag en respectvolle communicatie.
7. Training sociale veiligheid
Kantoor Ethiek biedt trainingen en workshops sociale veiligheid aan. Medewerkers leren omgaan met lastige situaties, herkennen grensoverschrijdend gedrag en versterken de interne samenwerking.
8. Vroegtijdig oplossen van conflictsituaties
Door problemen vroegtijdig te signaleren, worden conflicten sneller opgelost. De vertrouwenspersoon van Kantoor Ethiek biedt medewerkers een veilige plek om zorgen te delen en tot duurzame oplossingen te komen.
9. Signaleren van risico’s en verbeterpunten
Met een vertrouwenspersoon via Kantoor Ethiek worden risico’s en verbeterpunten binnen de organisatie zichtbaar. Dat geeft inzicht en helpt gericht werken aan een gezonde en ethische bedrijfscultuur.
10. Ontzorgen van administratieve verplichtingen
Kantoor Ethiek neemt administratieve verplichtingen uit handen, zoals registratie, accreditatie en jaarrapportage. Zo blijft jouw organisatie compliant zonder extra administratieve last.
Samen bouwen aan kantoor ethiek
Een vertrouwenspersoon via Kantoor Ethiek is meer dan een verplichting — het is een investering in mensen, cultuur en continuïteit. Creëer rust, vertrouwen en duidelijkheid met een partner die onafhankelijk, deskundig en betrokken is.