In een PSA-beleid is het wat ons betreft van belang dat er een hoofdstuk of alinea aan de vertrouwenspersoon wordt gewijd. Daarin wordt de rol van de externe (en mogelijk interne) vertrouwenspersoon beschreven en wie dit is voor de organisatie.
Kantoor Ethiek raadt aan om de taken en bevoegdheden van de externe vertrouwenspersoon verder uit te werken zodat dit voor iedereen helder is.
De exacte rol en bevoegdheden verschillen per bedrijf, maar over het algemeen bevat dit:
– Het (emotioneel) opvangen en voeren van gesprekken met mensen die te maken hebben met ongewenste omgangsvormen op het werk. Zorg ervoor dat er een aparte ruimte binnen of buiten uw pand beschikbaar is waar dit soort gesprekken privé gevoerd kunnen worden.
– Het geven van advies. Aan het slachtoffer in kwestie ter begeleiding, maar ook aan werkgevers over hun omgang met ongewenste gedragsvormen. Externe vertrouwenspersonen kunnen namelijk aan de hand van gesprekken patronen signaleren binnen het bedrijf en daar de directie van op de hoogte stellen (ongevraagd advies). Ook kan een ervaren externe vertrouwenspersoon helpen bij het opstellen van een gedragscode.
– Het beroepen op hun geheimhoudingsplicht. Alles wat besproken wordt is vertrouwelijk. De informatie mag dus niet zonder toestemming worden gecommuniceerd met de werkgever, andere medewerkers of leidinggevenden.
