Kantoor Ethiek doet er alles aan om u zo goed mogelijk van dienst te zijn. Het kan echter voorkomen dat u niet geheel tevreden bent over onze dienstverlening. Uw klacht(en) kunt u in eerste instantie voorleggen aan uw vertrouwenspersoon. Komt u samen niet tot een oplossing, dan kunt u zich wenden tot de klachtenfunctionaris van Kantoor Ethiek. Raadpleeg hiervoor onze Klachtenregeling.
Klachtenregeling Kantoor Ethiek
Artikel 1 Begripsbepalingen
In deze klachtenregeling wordt verstaan onder:
klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de klant jegens de vertrouwenspersoon over de totstandkoming en de uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening of de hoogte van de declaratie;
klager: de klant of diens vertegenwoordiger die een klacht kenbaar maakt;
klachtenfunctionaris: de persoon die is belast met de afhandeling van de klacht: Liesbeth den Engelsman;
Kantoor Ethiek: v.o.f. Kantoor Ethiek, een vennootschap onder firma
ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel te Amsterdam onder
nummer 92959539.
Artikel 2 Toepassingsbereik
2.1 Deze klachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht
tussen Kantoor Ethiek en de klant.
2.3 Iedere vertrouwenspersoon die werkt op een opdracht via Kantoor Ethiek draagt zorg voor klachtafhandeling conform deze klachtenregeling.
Artikel 3 Doelstellingen
Deze klachtenregeling heeft tot doel:
het vastleggen van een procedure om klachten van klanten binnen een redelijke termijn op
een constructieve wijze af te handelen;
het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van klanten vast te stellen;
behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling;
vertrouwenspersoon te trainen in klantgericht reageren op klachten;
verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtbehandeling en
klachtanalyse.
Artikel 4 Informatie bij aanvang dienstverlening
4.1 Deze klachtenregeling is openbaar gemaakt op de website.
4.2 Klachten als bedoeld in artikel 1 van deze klachtenregeling die na behandeling niet
zijn opgelost kunnen worden voorgelegd aan de bevoegde rechtbank te Amsterdam.
Artikel 5 Interne klachtprocedure
5.1 Een klant kan een klacht indienen via info@kantoorethiek.nl, graag met een omschrijving van de klacht en de naam van de betrokken vertrouwenspersoon. Indien een klant Kantoor Ethiek benadert met een klacht, dan wordt de klacht doorgeleid naar de klachtenfunctionaris.
5.2 Na ontvangst van een klacht stuurt de klachtenfunctionaris een ontvangstbevestiging aan de klager. De klachtenfunctionaris stelt degene over wie is geklaagd in kennis van het indienen van de
klacht en stelt de klager en degene over wie is geklaagd in de gelegenheid een toelichting te
geven op de klacht.
5.3 Degene over wie is geklaagd tracht samen met de klant tot een oplossing te komen al dan
niet na tussenkomst van de klachtenfunctionaris.
5.4 De klachtenfunctionaris handelt de klacht af binnen vier weken na ontvangst van de klacht
of doet met opgave van redenen mededeling aan de klager over afwijking van deze termijn met
vermelding van de termijn waarbinnen wel een oordeel over de klacht wordt gegeven.
5.5 De klachtenfunctionaris stelt de klager en degene over wie is geklaagd schriftelijk op de
hoogte van het oordeel over de gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld van
aanbevelingen.
5.6 Indien de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, tekenen de klager, de
klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd het oordeel over de gegrondheid van de
klacht.
Artikel 6 Geheimhouding en kosteloze klachtbehandeling
6.1 De klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd nemen bij de klachtbehandeling
geheimhouding in acht.
6.2 De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de
klacht.
Artikel 7 Verantwoordelijkheden
7.1 De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de tijdige afhandeling van de klacht.
7.2 Degene over wie is geklaagd houdt de klachtenfunctionaris op de hoogte over eventueel
contact en een mogelijke oplossing.
7.3 De klachtenfunctionaris houdt de klager op de hoogte over de afhandeling van de klacht.
7.4 De klachtenfunctionaris houdt het klachtdossier bij.
Artikel 8 Klachtregistratie
8.1 De klachtenfunctionaris registreert de klacht met daarbij het klachtonderwerp.
8.2 Een klacht kan in meerdere onderwerpen worden ingedeeld.
8.3 De klachtenfunctionaris brengt periodiek verslag uit aan de vennoten van Kantoor Ethiek over de afhandeling van de klachten en doet aanbevelingen ter voorkoming van nieuwe klachten, alsmede ter
verbetering van procedures.