Algemene voorwaarden

De vennootschap onder firma Kantoor Ethiek v.o.f. (“Kantoor Ethiek”) is ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van koophandel te Amsterdam onder dossiernummer 92959539, met als doel: het bieden van een totaaloplossing voor sociale veiligheid op de werkplek, door middel van het inzetten van vertrouwenspersonen, vorming beleid en implementatie in de breedste zin van het woord.
Opdrachtgever: wederpartij van Kantoor Ethiek, die gebruik maakt van de werkzaamheden en diensten van Kantoor Ethiek, zoals hierna nader omschreven. Opdracht/opdrachten: alle werkzaamheden waartoe aan Kantoor Ethiek opdracht is gegeven, in de ruimste zin des woord en daaronder in ieder geval inbegrepen de werkzaamheden zoals vermeld in de opdrachtbevestiging. Als kernactiviteiten van Kantoor Ethiek gelden daarbij: onderzoek en beleid, deelname in vertrouwens- of klachtencommissies, aanstelling als externe vertrouwenspersoon, trainer, onderzoeker, adviseur, bemiddelaar en begeleiding.
Alle opdrachten van Opdrachtgever beschouwt Kantoor Ethiek als uitsluitend aan haar gegeven. Dat geldt ook indien de Opdrachtgever een opdracht uitdrukkelijk of stilzwijgend verstrekt met het oog op uitvoering door een bepaalde persoon. De werking van artikelen 7:404 BW en 7:407 lid 2 BW wordt uitgesloten.

Totstandkoming overeenkomst, uitvoering opdracht/wijziging/beëindiging:

Een overeenkomst tussen Kantoor Ethiek en Opdrachtgever komt tot stand op één van de navolgende wijzen en tijdstippen: a. hetzij, indien Kantoor Ethiek een aan Opdrachtgever toegestuurde en door deze voor akkoord ondertekende opdrachtbevestiging heeft terug ontvangen; b. hetzij, indien geen opdrachtbevestiging wordt gestuurd, op het moment waarop een door Kantoor Ethiek gedaan aanbod door Opdrachtgever uitdrukkelijk mondeling of schriftelijk ongewijzigd is aanvaard; c. hetzij, indien Kantoor Ethiek op verzoek van Opdrachtgever met de uitvoering van de opdracht een aanvang heeft gemaakt, op het moment van aanvang.

Kantoor Ethiek is niet verplicht de opdracht uit te voeren, indien en zolang Kantoor Ethiek de overeenkomst en/of de daarbij behorende bijlagen niet ondertekend van Opdrachtgever retour heeft ontvangen.

Indien tijdens de uitvoering van de opdracht blijkt dat het voor een behoorlijke uitvoering daarvan noodzakelijk is om de te verrichten opdrachten te wijzigen of aan te vullen, zullen partijen tijdig en in onderling overleg de overeenkomst dienovereenkomstig aanpassen. Indien een vaste vergoeding is overeengekomen, zal Kantoor Ethiek daarbij aangeven in hoeverre de wijziging of aanvulling van de overeenkomst een overschrijding van deze vergoeding tot gevolg heeft. Kantoor Ethiek zal geen meerkosten in rekening kunnen brengen indien de wijziging of aanvulling het gevolg is van omstandigheden die aan haar kunnen worden toegerekend.

Opdrachtgever aanvaardt dat de tijdsplanning van de opdracht kan veranderen. Ofwel omdat dit noodzakelijk wordt geacht in het kader van de zorgvuldige uitvoering van de opdracht, ofwel omdat partijen tussentijds overeenkomen dat de aanpak, werkwijze of omvang van de opdracht en/of de daaruit voortvloeiende werkzaamheden gewijzigd en/of uitgebreid dient te worden.

Indien een tussentijdse wijziging in de opdracht of opdrachtuitvoering ontstaat door toedoen van de Opdrachtgever, zal Kantoor Ethiek de noodzakelijke aanpassingen aanbrengen, indien de kwaliteit van de dienstverlening dit vergt. Indien deze aanpassing leidt tot meerwerk, zal dit als een aanvullende opdracht aan de Opdrachtgever worden bevestigd.

Gedurende de looptijd van de overeenkomst kan Kantoor Ethiek de overeenkomst te allen tijde eenzijdig beëindigen, indien Kantoor Ethiek meent dat de opdrachtuitvoering niet meer kan plaatshebben conform de overeengekomen opdrachtbevestiging.

Overeenkomsten worden gesloten voor bepaalde tijd, te weten de duur van de periode die in de overeenkomst is benoemd, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. Na het verstrijken van de (initiële) termijn wordt de overeenkomst van rechtswege voortgezet met telkens een periode van één jaar, tenzij de overeenkomst tijdig is opgezegd. Deze overeenkomst kan door beide partijen schriftelijk worden opgezegd tegen het einde van een termijn met inachtneming van een opzegtermijn van drie maanden.

Niettegenstaande de artikelen 9 en 10 kan Kantoor Ethiek de overeenkomst te allen tijde opzeggen met inachtneming van een opzegtermijn van één maand, zonder dat zij in verband daarmee jegens opdrachtgever gehouden is tot betaling van enige schadevergoeding, indien Kantoor Ethiek in haar discretie van mening is dat een ongewijzigde voortzetting van de overeenkomst in het licht van een wetswijziging en/of een nieuwe wetgeving of enig ander door Kantoor Ethiek relevant geachte omstandigheid, redelijkerwijs niet mogelijk is.

Indien één van beide partijen in staat van faillissement geraakt, surseance van betaling aanvraagt of de bedrijfsuitvoering staakt, heeft de andere partij het recht de opdracht zonder inachtneming van een opzegtermijn te beëindigen, met behoud van rechten

Uitvoering van de opdracht

Kantoor Ethiek bepaalt door welke persoon of personen uit haar organisatie of uit haar kring van externe deskundigen de opdracht wordt uitgevoerd. Kantoor Ethiek bepaalt voorts de wijze waarop de verleende opdracht wordt uitgevoerd. Kantoor Ethiek kan samenwerken met externe vertrouwenspersonen en andere derden. Kantoor Ethiek zal bij het inschakelen van derden de nodige zorgvuldigheid in acht nemen. Kantoor Ethiek is niet aansprakelijk voor tekortkomingen van derden. Kantoor Ethiek is door de Opdrachtgever gemachtigd eventuele aansprakelijkheidsbeperkingen van derden namens de Opdrachtgever te aanvaarden.
Personele invulling van een opdracht kan door Kantoor Ethiek worden gewijzigd, Kantoor Ethiek waarborgt daarbij de met Opdrachtgever overeengekomen kwaliteit.

Opdrachtgever aanvaart dat de tijdsplanning van de overeengekomen opdracht kan veranderen. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, heeft een door Kantoor Ethiek in verband met de uitvoering van een verbintenis opgegeven termijn slechts een indicatieve strekking en zal deze nimmer te beschouwen zijn als een fatale termijn, ook niet indien het gaat om een uiterste termijn. Bij overschrijding van een termijn treedt verzuim pas in wanneer Kantoor Ethiek schriftelijk in gebreke wordt gesteld en waarbij Kantoor Ethiek een redelijke termijn voor de nakoming wordt gesteld en nakoming binnen deze termijn uitblijft.
Ingeval van de aanstelling van een onderzoeks- of klachtencommissie komen opdrachtgever en Kantoor Ethiek voor aanvang van de opdracht en op basis van de door Kantoor Ethiek gehanteerde modellen de procedure overeen die van toepassing zal zijn.
In geval van een cursus of training kan opdrachtgever een ander dan de aangemelde deelnemer laten deelnemen, mits vooraf meegedeeld aan Kantoor Ethiek. Kantoor Ethiek heeft het recht om een deelnemer aan een cursus of training te weigeren indien Kantoor Ethiek van oordeel is dat de omstandigheden dit besluit rechtvaardigen.

Opdrachtgever is gehouden alle gegevens en bescheiden welke Kantoor Ethiek redelijkerwijs nodig acht voor de invulling van haar opdrachten tijdig en op de gewenste wijze ter beschikking te stellen aan Kantoor Ethiek.

Opdrachtgever dient verder, uit eigen beweging tijdig alle informatie te verstrekken aan Kantoor Ethiek, waarvan Opdrachtgever weet, of redelijkerwijs behoort te weten, dat deze voor een correcte uitvoering van de overeenkomst van belang is of kan zijn.
Kantoor Ethiek heeft het recht haar verplichtingen uit hoofde van de overeenkomst op te schorten tot het moment dat Opdrachtgever aan de verplichtingen uit hoofde van artikel 18 en 19 heeft voldaan.
Indien Opdrachtgever niet, niet tijdig of niet volledig voldoet aan de verplichting om Kantoor Ethiek informatie te verstrekken of indien die informatie niet juist is, komen de (financiële) gevolgen daarvan voor rekening en risico van Opdrachtgever, ook in het geval dat Kantoor Ethiek in verband daarmee tekortschiet in de nakoming van haar verplichtingen uit hoofde van de met Opdrachtgever gesloten overeenkomst.
Kantoor Ethiek heeft het recht om dossiers en alle zich daarin bevindende stukken, inclusief stukken die in eigendom toebehoren aan Opdrachtgever en/of derden, indien 10 jaren of meer zijn verstreken na het afsluiten van een zaak die bij Kantoor Ethiek in behandeling is geweest, zonder verdere aankondiging uit de archieven te verwijderen en te vernietigen.

Wijziging & annulering van diensten (“afspraken”)

Een voor een individuele Opdrachtgever overeengekomen te verrichten dienst (“afspraak”) kan tot uiterlijk 48 uur (zijnde twee werkdagen) voor de overeengekomen dag van uitvoering bij Kantoor Ethiek schriftelijk of telefonisch kosteloos worden geannuleerd.
Overeengekomen te verrichten diensten (bijvoorbeeld workshops of trainingen) die meer dan vijf deelnemers betreffen, kunnen tot uiterlijk 15 werkdagen voor de overeengekomen dag van uitvoering van de eerste in dat kader te verrichten dienst enkel en alleen door opdrachtgever bij Kantoor Ethiek schriftelijk worden geannuleerd. Indien er sprake is van de inzet van acteurs of externe accommodaties zullen separaat aanvullende voorwaarden worden opgesteld.
Kantoor Ethiek is gerechtigd, voor alle overeengekomen opdrachten die door Opdrachtgever niet of niet tijdig zijn geannuleerd, de gehele op de desbetreffende opdrachten van toepassing zijnde vergoeding en de in verband met de geannuleerde diensten gemaakte kosten, in rekening te brengen.
Indien Kantoor Ethiek zelf genoodzaakt is een overeengekomen opdracht te annuleren dan wordt een nieuwe datum voor de uitvoering van de opdracht overeengekomen. Uitsluitend in het geval Kantoor Ethiek de overeengekomen opdracht annuleert op de overeengekomen dag van uitvoering zelf, kunnen de eventueel door opdrachtgever in redelijkheid reeds gemaakte kosten, indien schriftelijk gespecificeerd, in overleg met Kantoor Ethiek worden vergoed.

Tarieven, tariefwijzigingen, betalingsvoorwaarden

De door Kantoor Ethiek opgegeven prijzen in opdrachten, aanbiedingen of offertes zijn in euro’s en exclusief BTW, tenzij anders aangegeven.
Reistijd en reiskosten worden afzonderlijk in rekening gebracht, tenzij anders is vermeld.
Indien er sprake is van buiten de invloedssfeer van Kantoor Ethiek liggende tarief verhogende factoren, die zijn ontstaan na het doen van een aanbod of na de totstandkoming van een overeenkomst, en/of indien de inhoud van de geldende overeenkomst is gewijzigd, is Kantoor Ethiek gerechtigd de tarieven van haar diensten en/of de overeenkomst te verhogen en in dat geval is opdrachtgever verplicht het verhoogde tarief te voldoen. Opdrachtgever is niet gerechtigd de overeenkomst in verband met die tariefverhoging op te zeggen, tenzij de tariefverhoging meer dan 5% bedraagt.
Niettegenstaande artikel 29 is Kantoor Ethiek in geval van een overeenkomst gerechtigd de overeengekomen tarieven jaarlijks per 1 januari aan te passen op basis van de CBS indexen. Voorts heeft Kantoor Ethiek heeft het recht de tarieven (de honoraria) te wijzigen per een toekomstige datum.

De betalingstermijn van declaraties bedraagt 14 dagen na factuurdatum. Betaling dient te geschieden op de wijze zoals op de factuur is vermeld. De Opdrachtgever doet afstand van elk recht om een beroep te doen op opschorting of verrekening. Bij gebreke van betaling is de Opdrachtgever van rechtswege in verzuim en is een vertragingsrente verschuldigd gelijk aan de wettelijke handelsrente ex artikel 6:119a BW. Kosten van invorderingsmaatregelen komen – met een minimum van 10% van het openstaande saldo – ten laste van de Opdrachtgever.
Kantoor Ethiek is steeds gerechtigd voorafgaand aan of ter voortzetting van haar dienstverlening, van de Opdrachtgever een of meer verrekenbare voorschotten te verlangen. Bij gebreke van betaling daarvan is Kantoor Ethiek na voorafgaande aankondiging bevoegd haar werkzaamheden niet aan te vangen, op te schorten of te staken. Tenzij anders uitdrukkelijk is overeengekomen zal het voorschot worden verrekend met de einddeclaratie in de desbetreffende zaak. Tevens is Kantoor Ethiek gerechtigd het voorschot te verrekenen met niet betaalde declaraties van Opdrachtgever in de betrokken of in andere zaken.

Indien en zolang Opdrachtgever in gebreke is met nakoming van zijn betalingsverplichtingen, is Kantoor Ethiek niet verplicht de opdracht uit te voeren en is Kantoor Ethiek gerechtigd haar verplichtingen op te schorten. De gevolgen daarvan komen geheel voor rekening en risico van Opdrachtgever. Het is zijn verantwoordelijkheid om hierover de cliënten c.q. medewerkers te informeren.
Indien betaling van het verschuldigde bedrag niet, niet tijdig of niet volledig plaatsvindt en Kantoor Ethiek, in of buitengerechtelijke kosten maakt ter verkrijging van het nog verschuldigde, waaronder onder meer wordt verstaan de kosten voor het versturen van ingebrekestellingen en aanmaningen, is Opdrachtgever daarvoor aan Kantoor Ethiek een vergoeding verschuldigd die minimaal € 45,- bedraagt.
Betaling van een factuur strekt in de eerste plaats in mindering op de buitengerechtelijke kosten, vervolgens in mindering op de verschenen rente en tenslotte in mindering op de opeisbare hoofdsommen die het langst openstaan en de lopende rente, ook als Opdrachtgever bij zijn betaling vermeldt dat die betrekking heeft op een latere factuur.
Reclames tegen facturen dienen binnen veertien dagen na datum ontvangst schriftelijk bij Kantoor Ethiek te worden ingediend.

Aansprakelijkheid

Indien bij de uitvoering van een opdracht van Opdrachtgever zich onverhoopt een gebeurtenis voordoet die tot aansprakelijkheid leidt, zal die aansprakelijkheid beperkt zijn tot het bedrag dat in het desbetreffende geval uit hoofde van de door Kantoor Ethiek gesloten beroepsaansprakelijkheidsverzekering(en) wordt uitbetaald, te vermeerderen met het bedrag van het eigen risico dat ingevolge de verzekeringsovereenkomst in het desbetreffende geval voor rekening van Kantoor Ethiek komt. Onder een gebeurtenis als bedoeld in de eerste zin wordt ook een nalaten begrepen. Indien om welke reden dan ook geen uitkering krachtens bedoelde verzekering mocht plaatsvinden, is iedere aansprakelijkheid beperkt tot € 2.000,- of, indien het door Kantoor Ethiek in rekening
gebrachte honorarium in de desbetreffende zaak hoger is, tot een bedrag gelijk aan dat honorarium (zonder BTW), daarbij geldt dat bij een overeenkomst die reeds langer loopt dan twaalf maanden de aansprakelijkheid is beperkt tot de factuurwaarde over de laatste twaalf maanden. Elke vordering jegens Kantoor Ethiek verjaart 6 maanden nadat de gelaedeerde partij op de hoogte was of behoorde te zijn van het schade toebrengend feit.
Indien Opdrachtgever zich, al dan niet op advies van Kantoor Ethiek voor verdere behandeling/advies tot een derde partij wendt, geldt tussen Opdrachtgever en die derde partij volledige contractsvrijheid en is Kantoor Ethiek geen partij bij zodanige overeenkomst, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. Kantoor Ethiek is jegens Opdrachtgever nimmer aansprakelijk voor tekortkomingen van de derde partij, ook niet indien Kantoor Ethiek met die derde partij een samenwerkingsrelatie heeft.
Kantoor Ethiek is niet aansprakelijk voor schade welke is veroorzaakt doordat Opdrachtgever haar niet tijdig de in artikel 18 en 19 bedoelde informatie heeft verschaft dan wel onjuiste of onvolledige informatie heeft verstrekt.
Indien Kantoor Ethiek niet toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van haar verplichtingen (overmacht) uit hoofde van de overeenkomst met Opdrachtgever is zij niet aansprakelijk. Voor zover nakoming nog niet blijvend onmogelijk is, worden haar verplichtingen opgeschort. Indien de periode, waarin door overmacht nakoming niet mogelijk is langer duurt of zal duren dan twee maanden, zijn beide partijen bevoegd de overeenkomst op te zeggen, zonder dat er in dat geval een verplichting tot schadevergoeding bestaat.
Indien Kantoor Ethiek bij het intreden van de overmacht gedeeltelijk aan haar verplichtingen heeft voldaan, of indien Kantoor Ethiek als dan slechts gedeeltelijk aan haar verplichtingen kan voldoen, is Kantoor Ethiek gerechtigd de reeds verrichte c.q. nog te verrichten opdrachten afzonderlijk te factureren en is Opdrachtgever verplicht de desbetreffende factuur te voldoen als betrof het een afzonderlijke overeenkomst.
Opdrachtgever vrijwaart Kantoor Ethiek voor alle aanspraken van derden (waaronder zijn werknemers) ter zake van een door Kantoor Ethiek uitgevoerde overeenkomst, tenzij rechtens komt vast te staan dat deze aanspraken een gevolg zijn van opzet of grove schuld van Kantoor Ethiek en Opdrachtgever bovendien aantoont dat hem ter zake geen enkel verwijt treft.
Alle rechtsvorderingen jegens Kantoor Ethiek uit hoofde van wanprestatie of onrechtmatige daad verjaren twaalf maanden na de dag waarop de schade is ontstaan of redelijkerwijs ontdekt kon of had moeten worden, doch uiterlijk twee jaar na de dag waarop Kantoor Ethiek tekort is geschoten in de nakoming van een verbintenis of de fout is gemaakt waarop de vordering is gebaseerd.

Geheimhouding, exclusiviteit en vertrouwelijkheid

Kantoor Ethiek en Opdrachtgever zijn over en weer verplicht tot vertrouwelijke behandeling van alle informatie die zij in het kader van het sluiten van de overeenkomst en de uitvoering van de verplichtingen uit hoofde van de overeenkomst hebben verkregen.
Kantoor Ethiek is verplicht tot geheimhouding tegenover derden die niet bij de uitvoering van de opdracht zijn betrokken. Deze geheimhouding betreft alle informatie van vertrouwelijke aard die haar door Opdrachtgever ter beschikking is gesteld en de door verwerking daarvan verkregen resultaten. Kantoor Ethiek is verplicht tot geheimhouding tegenover Opdrachtgever van alle informatie die in de gesprekken van medewerkers van Opdrachtgever met de vertrouwenspersoon is verkregen. Kantoor Ethiek kan uitsluitend informatie aan Opdrachtgever verstrekken, die zij heeft verkregen in gesprekken van de vertrouwenspersoon, die niet te herleiden is tot een individuele klager/melder Deze geheimhouding als vermeld in onderhavig artikel geldt niet voor zover wettelijke- of beroepsregels Kantoor Ethiek een informatieplicht opleggen.

Non-concurrentie

Het is Opdrachtgever niet toegestaan om de personen die zijn ingeschakeld door en/of werknemers van Kantoor Ethiek bij de uitvoering van een overeenkomst en tot twee jaar na de beëindiging daarvan, bij hem te werk te stellen/te laten stellen uit hoofde van een arbeidsovereenkomst of anderszins (bijv. door middel van een opdrachtovereenkomst of detachering), tenzij door Kantoor Ethiek Opdrachtgever daarvoor van te voeren schriftelijk toestemming heeft verleend.

Intellectuele eigendomsrechten

Het intellectuele eigendomsrecht van Kantoor Ethiek, haar producten en diensten en van door Kantoor Ethiek verstrekte informatie, tot stand gebrachte adviezen, overeenkomsten, modellen, rapporten en andere documenten zijn en blijven bij Kantoor Ethiek en gaan nimmer over op de Opdrachtgever. Kantoor Ethiek geeft Opdrachtgever toestemming deze te gebruiken in het kader van haar normale bedrijfsvoering.
Openbaarmaking kan alleen geschieden nadat Kantoor Ethiek daartoe toestemming heeft verleend en met een juiste bronvermelding van de te publiceren gegevens.
Opdrachtgever geeft Kantoor Ethiek toestemming om de getotaliseerde data te benutten voor publicitaire doeleinden. Dergelijke gegevens zullen nooit te herleiden zijn tot een specifieke opdrachtgever of een specifieke persoon.
Kantoor Ethiek is gerechtigd de op basis van de uitgevoerde opdracht
verkregen uitkomsten, mits die uitkomsten niet te herleiden zijn tot individuele opdrachtgevers, aan te wenden voor statistische doeleinden.

Toepasselijkheid Algemene Voorwaarden:

Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op iedere door Kantoor Ethiek aanvaarde opdracht/gesloten overeenkomst, inclusief eventuele aanvullende opdrachten/overeenkomsten en vervolgopdrachten/-overeenkomsten. De toepasselijkheid van andere algemene voorwaarden, zoals die van de Opdrachtgever, wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.

Indien een met Kantoor Ethiek gesloten overeenkomst bepalingen bevat die afwijken van deze Algemene Voorwaarden, blijven de overige bepalingen van deze Algemene Voorwaarden onverminderd van kracht. Indien er is afgeweken van deze Algemene Voorwaarden, geldt die afwijking uitsluitend voor de overeenkomst waarvoor die afwijking aanvaard.

In geval van nietigheid van een of meer bepalingen van deze Algemene Voorwaarden, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht. Indien een bepaling van deze Algemene Voorwaarden om welke reden dan ook niet geldig is, zullen partijen in overleg een vervangende bepaling vaststellen die de inhoud en strekking van de oorspronkelijke bepaling zo dicht mogelijk benadert.

Kantoor Ethiek is gerechtigd om de Algemene Voorwaarden periodiek te wijzigen, en in dat geval zijn de nieuwe algemene voorwaarden van toepassing vanaf het moment dat Kantoor Ethiek een kopie van deze nieuwe algemene voorwaarden aan Opdrachtgever heeft toegestuurd.

Deze Algemene Voorwaarden zijn in de Nederlandse en Engelse taal gesteld. In geval van geschil over inhoud of strekking van deze Algemene Voorwaarden, is de Nederlandse tekst bindend.

De bedingen in deze algemene voorwaarden zijn niet slechts gemaakt ten behoeve van Kantoor Ethiek, maar ook ten behoeve van alle andere personen die voor Kantoor Ethiek werkzaam zijn/waren of verbonden zijn/waren aan Kantoor Ethiek, alle derden die bij de uitvoering door Kantoor Ethiek van enige opdracht zijn/waren ingeschakeld, inclusief bestuurders van Kantoor Ethiek, voormalig bestuurders, werknemers en voormalig werknemers, ingeschakelde derden en alle erfgenamen van de hiervoor aangeduide personen. Iedere verwijzing in deze algemene voorwaarden naar Kantoor Ethiek geldt in een voorkomend geval tevens als een verwijzing naar de desbetreffende (rechts)personen. Voor zover nodig geldt dit artikel als een derdenbeding in de zin van artikel 6:253 BW ten behoeve van voornoemde (rechts)personen, welk beding door Kantoor Ethiek namens deze (rechts)personen reeds nu voor alsdan wordt aanvaard.

Toepasselijk recht, forumkeuze

De rechtsverhouding tussen Kantoor Ethiek en haar Opdrachtgever is onderworpen aan Nederlands recht. Eventuele geschillen zullen uitsluitend worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Amsterdam.