Het opstellen van een gedragscode staat bij veel organisaties al lange tijd op de to-dolijst. Misschien heb je er ooit één geschreven, maar is deze inmiddels verouderd. Bijvoorbeeld na Corona: hoe gaan we om met thuiswerken? Wat de situatie ook is: een actuele gedragscode is onmisbaar. Het is een belangrijk instrument om een professionele, veilige en prettige werkomgeving te waarborgen.
In dit praktische artikel lees je wat een gedragscode precies is, waarom deze essentieel is voor je organisatie en hoe je stap voor stap een goede gedragscode opstelt. Ook leggen we uit welke rol een vertrouwenspersoon kan spelen bij de invoering en naleving ervan. Want een document opstellen is één ding, zorgen dat het ook écht werkt in de praktijk is minstens zo belangrijk. De vertrouwenspersonen van Kantoor Ethiek helpen organisaties bij het opstellen en invoeren van de gedragdscode.
Wat is een gedragscode?
Een gedragscode is een officieel document waarin je vastlegt welk gedrag binnen de organisatie wordt verwacht en welk gedrag niet wordt geaccepteerd. Het gaat daarbij niet alleen om de omgang tussen collega’s, maar ook om klantcontact, integriteit, het gebruik van bedrijfsmiddelen en online gedrag.
Je kunt een gedragscode zien als het morele kompas van de organisatie. Het biedt richting en duidelijkheid voor medewerkers, leidinggevenden, HR en de ondernemingsraad. In situaties waarin sprake is van ongewenst of grensoverschrijdend gedrag, biedt de gedragscode houvast om zorgvuldig en consistent te handelen.
Waarom is een gedragscode belangrijk?
Een duidelijke en goed uitgewerkte gedragscode:
- voorkomt misverstanden en conflicten;
- draagt bij aan een veilige en respectvolle werkomgeving;
- versterkt de organisatiecultuur en kernwaarden;
- biedt juridische en organisatorische ondersteuning bij incidenten.
Kortom: een gedragscode schept helderheid, voorkomt onnodige problemen en helpt om professioneel samen te werken. Zeker in organisaties met diverse teams is dit geen overbodige luxe.
Wat neem je op in een gedragscode?
Elke organisatie is anders, dus geen enkele gedragscode is hetzelfde. Toch zijn er een aantal vaste onderdelen die vrijwel altijd terugkomen.
1. Kernwaarden en visie
Beschrijf waar je als organisatie voor staat. Denk aan waarden zoals respect, integriteit, inclusiviteit en betrouwbaarheid. Deze vormen de basis voor het gewenste gedrag op de werkvloer.
2. Omgang met collega’s
Leg vast hoe medewerkers met elkaar omgaan. Benoem duidelijk dat discriminatie, intimidatie, pesten en ander grensoverschrijdend gedrag niet worden geaccepteerd.
3. Klant- en relatiecontact
Werken medewerkers met klanten of externe relaties? Beschrijf dan welke normen gelden voor communicatie, professionaliteit en het omgaan met klachten of agressie.
4. Gebruik van bedrijfsmiddelen
Maak afspraken over het zorgvuldig gebruik van bedrijfsmiddelen zoals laptops, voertuigen, software en gegevens. Ook privacy en informatiebeveiliging horen hierbij.
5. Sociale media en online gedrag
Geef richtlijnen voor wat medewerkers wel en niet delen over het werk op sociale media, en hoe persoonlijke meningen zich verhouden tot het bedrijfsimago.
6. Conflicten en belangenverstrengeling
Beschrijf hoe om te gaan met mogelijke belangenconflicten en interne conflicten, en waar medewerkers terechtkunnen voor advies of melding.
7. Gevolgen bij overtreding
Wees transparant over mogelijke maatregelen bij het niet naleven van de gedragscode. Houd daarbij ruimte voor maatwerk, dialoog en zorgvuldige afweging.
Tip: Gebruik duidelijke en begrijpelijke taal. Vermijd juridisch jargon, zodat de gedragscode voor alle medewerkers toegankelijk is.
Hulp nodig bij het opstellen van een gedragscode?
Wij denken graag met je mee en helpen je bij het ontwikkelen, actualiseren en implementeren van een gedragscode die past bij jouw organisatie. Neem gerust contact met ons op voor persoonlijk advies
